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Briefe schreiben Hinweise und Tipps nach DIN 5008

Ein Brief nach DIN-Norm 5008 ist, wie der Name schon sagt, genormt. Für alle Bestandteile des Briefes gibt es bestimmte Vorgaben, an die man sich halten sollte, wenn man einen geschäftlichen Brief schreibt. Bei privaten Briefen sind der Fantasie natürlich keine Grenzen gesetzt.
Nachfolgend finden Sie Informationen zu den einzelnen Daten, die in einem genormten Brief vorkommen. Motivpapier oder, für Weihnachten, Weihnachtsbriefpapiere von paperandpicture.de lassen sich natürlich nach diesen Regeln beschreiben.

Das Datum

Mit der letzten Überarbeitung der DIN 5008 stärkt sie die Verwendung der Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Also 2017-10-06 für 6. Oktober 2017 (angelehnt an die ISO 8601).

Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden. Also ist diese Schreibweise falsch: 17-10-06.

Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:

  • 06.10.2017 – sofern keine Missverständnisse entstehen
  • 6. Oktober 2017 – einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg 

Außerhalb des Fließtextes können Sie den Monatsnamen abkürzen (immer 4-stellig) – im Fließtext verwenden Sie die alphanumerische Schreibweise.

Beispiele: 

  • 2017-10-06
  • 06.10.2017
  • 6. Oktober 2017
  • Die Abkürzungen für die Monatsnamen lauten: 
    Jan., Feb., Mär./März, Apr., Mai, Jun./Juni, Jul./Juli, Aug., Sept., Okt., Nov., Dez.

 

Das Anschriftenfeld

Im Anschriftfeld haben Sie insgesamt neun Zeilen plus die Zeile für die Rücksendeangabe zur Verfügung. Die Zeilen teilen sich auf in diese drei Bereiche:

  • Feld für die Rücksendeangaben (1 Zeile)
  • Zusatz- und Vermerkzone (3 Zeilen)
  • Anschriftenzone (6 Zeilen

Die Betreffzeile

  • Platzieren Sie die Betreffzeile zwei Zeilen unterhalb des Anschriftenfelds (nicht unterhalb der tatsächlichen Anschrift). Lassen Sie also bei fehlender Bezugszeichenzeile nach der neunten Zeile noch zwei Zeilen frei, bevor Sie den Betreff schreiben.
  • Einleitende Wörter „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“ oder Ähnliches entfallen.
  • Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Werbliche Satzzeichen, wie zum Beispiel Ausrufezeichen („Hier kommt ein ganz besonderes Angebot für Sie!“), können Sie verwenden.
  • Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken. Unsere Empfehlung: Halten Sie ihn jedoch so kurz wie möglich.
  • Aus optischen Gründen kann die Betreffzeile hervorgehoben werden (Fettdruck ist gebräuchlich, eine farbige Hervorhebung geht laut DIN auch).

Die korrekte Anrede

Die Anrede folgt mit einem zweizeiligen Abstand zur Betreffzeile (linksbündig). Nach der Anrede folgt eine Leerzeile.

Die DIN 5008 im Text

Die Empfehlung der DIN 5008 für die Schriftart lautet: Verwenden Sie zugunsten der Lesbarkeit im fortlaufenden Text keine Schrift, die kleiner als 10 Punkt ist, und keine ausgefallenen Schriftarten, wie zum Beispiel Schreibschrift. Verzichten Sie auf ausgefallene Schriftstile, wie zum Beispiel Kapitälchen im fortlaufenden Text. In der Sekretariatspraxis haben sich die Schriften Arial, Times und Helvetica bewährt.

Die wichtigsten Zahlen laut DIN

Die DIN empfiehlt die Gliederung von Zahlen mittels Leerzeichen nach jeweils drei Ziffern. Bei Zahlen mit Komma erfolgt die Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas. Runde sowie ungefähre Werte dürfen ohne Nachkommastellen geschrieben werden.

Die Telefonnummer wird durch einen Leerschritt von der restlichen Telefon-Nummer abgesetzt, eine Durchwahlnummer wird mit einem Bindestrich an die Anlagennummer angehangen.

Die korrekte Grußformel

Die Grußformel setzen Sie mit einer Leerzeile zum Brieftext ab. Soll nach der Grußformel noch der Firmenname oder die Bezeichnung der Behörde genannt werden, wird diese mit einer Zeile Abstand zur Grußformel platziert. Der Name kann bei Bedarf auf mehrere Zeilen verteilt werden.

Die Unterschrift

Die Anzahl der Leerzeilen für die Unterschrift ist nicht festgelegt – drei Leerzeilen sind in der Regel ausreichend und sinnvoll. Unsere Empfehlung: Da viele Unterschriften nicht gut lesbar sind, empfehlen wir Ihnen, den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners (Vorname ausgeschrieben) unterhalb der Unterschrift maschinenschriftlich zu wiederholen.

Die Anlagen

Möchten beziehungsweise müssen Sie in Ihrem Schreiben auf beigefügte Anlagen hinweisen, platzieren Sie diese mit einer Leerzeile Abstand zu der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens der unterzeichnenden Person. Als Hervorhebung sieht die DIN 5008 für das Wort „Anlage(n)“ nur den Fettdruck vor – empfehlenswert, wenn Sie die Anlagen aufzählen. Dem Wort folgt kein Doppelpunkt. Wird der Brief nicht unterschrieben, folgt der Anlagevermerk mit 3 Zeilen Abstand zum Text.

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